আজ অফিসে (office) রিখিয়ার দিনটা একদম বাজে গেল। বাজে বলে বাজে, এক কথায় যাকে বলে যাচ্ছেতাই। বসের সঙ্গে মিটিং-এর সময় কয়েকটা জরুরি পয়েন্ট লিখে রেখেছিল একটা কাগজে। অথচ বস যখন সেই কাগজটা চেয়ে পাঠালেন, বেচারি খুঁজেই পেল না। পাবেই বা কী করে বলুন দেখি? রিখিয়ার অফিসের (office) ডেস্ক (desk) হল আলোচনার আর হাসি ঠাট্টার বিষয়। কেউ বলে ওটা গন্ধমাদন, কেউ বলে গারবেজ আর কেউ বলে ওটা হল গোলক ধাঁধা। ওখানে একবার কিছু রাখলে আর সেটা খুঁজে পাওয়া সম্ভব নয়। বুঝতেই পারছেন, ওর অফিসের ডেস্কের (desk) অবস্থাটা ঠিক কেমন। ভয়ঙ্কর অগোছালো (unorganized) আর এলোমেলো। হাবিজাবি জিনিসে ভরা (unorganized) একটা জায়গা। অথচ রিখিয়ার ঠিক পাশেই বসে ওর সহকর্মী টিনা। কী সুন্দর সাজানো, গোছানো (organized)। দেখলেই চোখ জুড়িয়ে যায়। সেদিন বসের কাছে বকা খেয়ে এবং অফিসের সবার কাছে হাসির পাত্র হয়ে রিখিয়া মনে মনে ঠিক করল না, আর নয়। অনেক হয়েছে। টিনাকে ফোন করে জানতে চাইল কীভাবে সাজিয়ে রাখা যায় (organize your office desk) অফিসের ডেস্ক।
জায়গার সঠিক ব্যবহার করুন
আপনার ডেস্ক (desk), ড্রয়ার, ক্যাবিনেট (cabinet) এবং যেটুকু জায়গা আপনার প্রাপ্য, সেটা কতটা মনে মনে একটু ছকে নিন। এবার একটু একটু করে পরিষ্কার করতে শুরু করুন। এমন অনেক জিনিস আমাদের অফিস ডেস্কে থাকে, যেগুলো একদম কাজে লাগে না। সেগুলো ফেলে দিন। একদিনে সবটা না হলে, প্রতিদিন অফিসের কাজ শুরু করার আগে বা শেষ করার পরে একটু একটু করে করুন। সবটা হয়ে গেলে দেখবেন অনেক জায়গা খালি হয়ে গেছে।
প্রতিদিন পরিষ্কার করুন
পরে করব বলে ফেলে না রেখে, প্রতিদিন নিজের ডেস্ক (desk) পরিষ্কার করার অভ্যেস তৈরি করুন। পেনস্ট্যান্ডে দেখুন কোন কোন পেন দিয়ে লেখা যায় না। সেগুলো ফেলে দিন। পেন্সিল ভালো করে শার্প করে রাখুন।কাগজ মুড়ে ডেস্কে রাখবেন না। পায়ের কাছে ডাস্টবিন রাখুন। টুকিটাকি জিনিস সেখানে ফেলতে পারবেন। পেনস্ট্যান্ডের পাশেই রাখুন নোটপ্যাড। যাতে সবকিছু টুক করে লিখে নেওয়া যায়।একটা শুকনো কাপড় ড্রয়ারে রেখে দেবেন। প্রতিদিন আলতো করে মুছে দেবেন।
অপ্রয়োজনীয় ফাইল ও কাগজ জমিয়ে রাখবেন না
যেকটা ফাইল প্রয়োজন, সেকটাই ডেস্কে রাখুন। বাকিগুল যদি পরে লাগে তাহলে সেগুলো ক্যাবিনেটে রেখে দিন। অযথা গাদা গুচ্ছের কাগজ জমিয়ে ডেস্কে রাখবেন না।
লেবেল করুন
আপনার যদি মনে না থাকে কোথায় কী রেখেছেন, তাহলে লেবেলিং করা শুরু করুন। কোথায় কোন ফাইল রাখছেন সেটা লেবেল করুন। আর কোথায় ষ্টেশনারী রাখছেন সেটাও লেবেল করুন। প্রত্যেকটা জিনিসের আলাদা আলাদা লেবেলিং থাকলে কোনও কিছু খুঁজে পেতে সমস্যা হবে না।
আলাদা জায়গায় আলাদা জিনিস রাখুন
লেবেলিং করার মতো আলাদা জায়গায় আলাদা জিনিস রাখুন। ধরুন আপনার তিনটে ড্রয়ার আছে। তাহলে একটাতে ফাইল, একটাতে ষ্টেশনারী আর একটাতে অন্য কিছু রাখুন। সব জিনিস এক জায়গায় রাখলে কাজের সময় কিছুই খুঁজে পাবেন না।
POPxo এখন ৬টা ভাষায়! ইংরেজি, হিন্দি, তামিল, তেলুগু, মারাঠি আর বাংলাতেও!
